Niin kuin pystyviikattu, hyvässä järjestyksessä oleva vaatekomerokin lisää harmoniaa elämässä, helpottaa yksinkertainen tiedonhallinta yrityksen toimintaa huomattavasti.

Mitä harvemmassa järjestelmässä ja paremmassa järjestyksessä tietoja säilytetään, sitä helpompi tietoja on hallita, hyödyntää ja suojata. 

Tästä on myös suurta hyötyä, kun halutaan palvella omia asiakkaita paremmin. Tiedot asiakkaan yhteystiedoista, toiveista, kiinnostuksen kohteista, käydyistä keskusteluista, laskutusasioista, käytössä olevista palveluista ja markkinointiluvista auttavat tarjoamaan henkilökohtaisempaa ja parempaa palvelua, sekä saamaan palautetta oman palvelun laadusta. Markkinointia voidaan tehdä tietojen avulla kohdistetummin, jolloin asiakkaat saavat vain juuri heitä kiinnostavaa sisältöä. 

Useimmissa yrityksissä tietoja voi kuitenkin olla tallennettuna moniin eri järjestelmiin

Ihannetilannetta voi olla hankalaa saavuttaa. Esimerkiksi yrityksen CRM, viestintäsovellukset, intranet ja markkinointijärjestelmät eivät aina yhdisty toivotulla tavalla, jolloin samoja tietoja on säilytettävä useassa eri järjestelmässä. Tietoja voi olla myös esimerkiksi yrityksen työntekijöiden kannettavien kiintolevyillä, puhelimissa tai muistikorteilla. Mitä useammassa paikassa tietoja hallinnoidaan, sitä työläämpää niitä on pitää ajan tasalla, hyödyntää, käsitellä turvallisesti ja tarvittaessa poistaa. 

Siksi olisikin tärkeää miettiä hyvissä ajoin, miten tietoa yrityksessä käsitellään, ennen kuin tiedon määrä kasvaa ja tilanne karkaa käsistä.

Pohdi kuinka tehokkaasti ja turvallisesti asiakastietoja tietoja voidaan tallentaa ja hyödyntää seuraavilla välineillä, ja miksi:

  • Muistitikut ja muistikortit, tai muut irralliset tallennusvälineet
  • Puhelimen muisti
  • Tietokoneen kiintolevy
  • Pilvipalvelu, kuten Office 365
  • Yrityksen oma palvelin
  • Palkanmaksurekisteri
  • Suoramarkkinointijärjestelmä
  • Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM)

Henkilötietojen turvallinen käsittely GDPR-asetuksen mukaisesti

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteena on vahvistaa erityisesti henkilötietojen suojaa. 25.5.2018 voimaan astunut asetus edellyttää, että kaikkien EU-kansalaisten tietoja käsittelevien yritysten on käsiteltävä tietoja turvallisesti ja tuhottava henkilötiedot henkilön omasta pyynnöstä, tai kun tietoja ei enää käytetä. 

Mitä tapahtuu, jos asiakas pyytää poistamaan kaikki tietonsa yrityksesi rekistereistä? Mistä kaikkialta joudut ne poistamaan, ja voitko olla varma, että tiedot on poistettu? 

Vinkkejä parempaan tiedonhallintaan

  • Säilytä ja ylläpidä tietoja mahdollisimman harvassa järjestelmässä
  • Pohdi toimintapoja: Miksi, miten, minne ja missä tilanteessa tietoja tallennetaan? Kenen on järkevä käsitellä tietoja? Kuinka tietojen ylläpitoa voitaisiin automatisoida? 
  • Poista turhat ja vanhentuneet tiedot
  • Varmista tietojen helppo hyödynnettävyys, miten omaa palvelua voidaan kehittää niiden avulla paremmaksi?

 

Data Group 19.02.2019